Udal Artxiboari buruzko ohiko galderak

Artxiboaren egiteko nagusia Gasteizko Udalak hasierako garaietatik orain arte sortutako eta jasotako agiriak gordetzea da, ondo eta egoki antolatuta. Horretarako, hiru ataletan antolatzen da Artxiboa: Administrazio Atala, Atal Historikoa eta Atal Grafikoa. Historiaren Ikerkuntzarako eta Gai Lokalak Aztertzeko Liburutegia ere badu, zeinean gaia, egilea edo edizioa direla kausa Gasteizekin lotzen diren era guztietako argitalpenak gordetzen baitira.

Gehienak bai, baina bada salbuespenik:

• Dokumentu batzuk ezin dira kontsultatu, antzinatasuna edo kontserbazio egoera direla eta. Horrelakoetan, dokumentua beste euskarri batean eskaintzen saiatzen gara, esate baterako, argazki digitalean.
  
• Agiri zaharrenei buruz ikertzeko, Paleografia ezagutzak eduki beharra dago.
• Agiri berrienak eskuratzeko, bereziki azken hamarkadetakoak, legeriak ezarritako mugak daude, administrazio-prozedurarekin, zerga kudeaketarekin, jabetza intelektualarekin, datu pertsonalen babesarekin eta abarrekin lotuak.
  

Ez, Artxiboko agiri bakoitza bakarra delako, eta galdu edo hondatuko balitz ordezkaezina litzatekeelako. Agiriak edo liburuak eramatea edo hondatzea delitua da. Horrenbestez, Artxiboko agiriak eta liburutegian gordetako liburuak Artxiboko instalazioen barruan baino ezin dira kontsultatu –kontu handiz beti ere–. Gure aurrekoek ere halaxe egin zutelako gorde da XII. mendeaz geroztiko dokumentazioa Artxiboan gaur egun arte.

Artxiboan eraikinaren eraikuntza dosierra gordetzen da, eta horrek planoekiko proiektua izan ohi du.
Dosier horiek ikusi ahal izateko, interesduna izan beharra dago (higiezinaren jabea, maizterra, administratzailea...) edo idatzizko baimena aurkeztu. Dosierraren erreprodukzio partziala ematen da, norbere erabilerarako, baldin eta egoera onean bada eta legeriak baimentzen badu.

Bai, baldin eta agirien kontserbazio egoerari kalterik egiten ez badio eta legeriak baimentzen badu. Artxiboko langileek ez bestek egin ditzakete fotokopiak.

Eraikinaren administratzailearen edo jaberen baten idatzizko baimena aurkeztu beharko du, enpresaren izenean eta, zehazki, dokumentazioa kontsultatuko duen pertsonaren izenean.
Gainera, ahalik eta datu gehien eman beharko da eraikina egin zen dataz, enpresaz, eraikinean egindako aldaketez eta abar. Artxiboak agiria aurkitzen duenean, enpresari ohartarazten dio, dokumentazioa kontsultatzera joan dadin.

Industriaren jabearen idatzizko baimena aurkeztu beharko du, enpresaren izenean eta, zehazki, dokumentazioa kontsultatuko duen pertsonaren izenean.
Gainera, ahalik eta datu gehien eman beharko da aurreko jabeez, jarduerez eta jarduera horien datez. Artxiboak agiria aurkitzen duenean, enpresari ohartarazten dio, dokumentazioa kontsultatzera joan dadin.

Ez, nahikoa izan ohi da NANa, gida-baimena edo pasaportea aurkeztea. Edonola ere, zalantzarik izanez gero hobe da artxiboarekin aldez aurretik harremanetan jartzea.

Artxiboak baimendu edo egiten dituen erreprodukzio guztiak partikularren erabilerarako dira.
Agiriak argitaratu edo erakusteko baimena eskatu behar zaio Artxiboaren zuzendariari. Legeriak erreproduzitzea baimentzen badu, hitzarmen bat sinatzen da Artxiboarekin, eta bertan ezartzen dira horretarako baldintzak.

Ez, oraingoz ez dugu erabilera publikoko ordenagailurik. Artxiboan dauden ordenagailuak bertako langileek baliatzeko dira, eta haiek arduratzen dira dokumentuak bilatu eta zerrendak egiteaz, erabiltzaileek eskatutakoari jarraituz.

Ez, momentuz ez da zerbitzu hori eskaintzen. Hala ere, kontsulta mahi guztietan elektrizitate hartunea dago, ekipo eramangarriak konektatzeko.

Helduen taldeentzat bisitaldi gidatuak egiten dira, aldez aurretik eskatuta. Nahikoa da artxiboarekin harremanetan jartzea, aldez aurretik hitzartzeko. Gutxienez 5 pertsonak eta gehienez 15ek osa dezakete taldea; bisitak ordubete irauten du, jendaurreko ordutegiaren barruan.