Preguntas frecuentes sobre la protección de datos de carácter personal

Cualquier información que permita identificar o hacer identificable a una persona. Entre éstos se incluyen, por supuesto, el nombre, los apellidos y el DNI, pero también un número de matrícula o una fotografía... Además, existen una serie de datos considerados especialmente protegidos por la Ley, como son aquellos que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias de las personas.

Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

Fichero es cualquier conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. Es decir, no se trata sólo de ficheros automatizados o en formato electrónico, sino que también tienen la consideración de fichero los listados impresos en formato papel, estén o no archivados en carpetas.

El inventario de las actividades de tratamiento de datos personales que se realizan en una entidad. En el se recoge la información sobre los datos que se tratan, identificando entre otras cuestiones, cuáles son, quién los trata, con qué finalidad y qué base jurídica legitima ese tratamiento. Acceder al RAT

La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determina los fines y medios del tratamiento. En lo que se refiere a la actividad municipal de nuestra ciudad, el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.

Es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo al que se comuniquen datos personales, se trate o no de un tercero. No obstante, no se considerarán destinatarios las autoridades públicas que puedan recibir datos personales en el marco de una investigación concreta de conformidad con el Derecho de la Unión o de los Estados miembros; el tratamiento de tales datos por dichas autoridades públicas será conforme con las normas en materia de protección de datos aplicables a los fines del tratamiento.

- Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, (LOPDGDD).
- Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

El tratamiento que el Ayuntamiento hace de los datos personales está fundamentado en:
- El cumplimiento de obligaciones legales, el ejercicio de servicios públicos municipales, el cumplimiento de una misión realizada en interés público, la protección de intereses vitales, la ejecución de un contrato o la atención a consultas y necesidades en el ámbito de sus competencias,
- O, cuando la finalidad del tratamiento lo requiera, en el consentimiento de la persona interesada, que habrá de ser prestado como una manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca, mediante una declaración o una clara acción afirmativa.

La normativa de protección de datos reconoce básicamente los siguientes:
- Derecho de acceso. Conocer qué tipo de datos estamos tratando y las características del tratamiento que estamos llevando a cabo.
- Derecho de rectificación. Poder solicitar la modificación de sus datos por ser éstos inexactos o no veraces.
- Derecho de portabilidad. Poder obtener una copia en un formato interoperable de los datos que estén siendo tratados.
- Derecho a la limitación del tratamiento en los casos recogidos en la Ley.
- Derecho a oponerse a la toma de decisiones automatizadas.
- Derecho de supresión. Solicitar la supresión de tus datos cuando el tratamiento ya no resulte necesario.
- Derecho de oposición al tratamiento en los casos recogidos en la Ley.
- Derecho a revocar el consentimiento prestado.
Acceder al trámite

La ley fija en 14 años la edad a partir de la cual se puede prestar consentimiento de manera autónoma. También se regula expresamente el derecho a solicitar la supresión de los datos facilitados a redes sociales u otros servicios de la sociedad de la información por el propio menor o por terceros durante su minoría de edad.

Ante el propio Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, en cualquiera de sus oficinas de Atención Ciudadana o en la dirección de correo electrónico dbo-dpd@vitoria-gasteiz.org . Acceder al trámite
Así mismo, se podrá en todo momento, presentar queja o reclamación ante la autoridad de control (Agencia Vasca de Protección de Datos).

El Ayuntamiento tiene que atender la solicitud de ejercicio del derecho en el plazo de un mes desde que la recibe, prorrogable dos meses más si es necesario, según la complejidad y el número de solicitudes. De dicha prórroga deberá informar al interesado dentro del plazo del primer mes (desde que se recibe la solicitud) indicando los motivos de la misma.

Si, en la normativa se reconoce específicamente el derecho de acceso y, en su caso, de rectificación o supresión, a quienes tuvieran vinculación con personas fallecidas por razones familiares o de hecho y a sus herederos.
La medida limita el ejercicio de estos derechos cuando el fallecido lo hubiera prohibido.

Ejerciendo el derecho de acceso ante el propio Ayuntamiento, en cualquiera de sus oficinas de Atención Ciudadana o en la dirección de correo electrónico dbo-dpd@vitoria-gasteiz.org. Acceder al trámite
Podrá solicitar información relativa a:
- Las categorías de datos que se tratan.
- Finalidad y usos concretos de los datos.
- De dónde se han obtenido y si se han comunicado o se pretenden comunicar, y a quién.
- Si existen decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, y la información sobre la lógica aplicada y sus consecuencias.
- El plazo de conservación de los datos o los criterios para determinarlo.

El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento.
Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, y a menos que este solicite que se facilite de otro modo, la información se facilitará en un formato electrónico de uso común.

El ejercicio de los derechos es gratuito.
No obstante, cuando las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente debido a su carácter repetitivo, el Ayuntamiento podrá:
a) cobrar un canon razonable en función de los costes administrativos afrontados para facilitar la información o la comunicación o realizar la actuación solicitada, o
b) negarse, motivadamente, a actuar respecto de la solicitud.

La imagen es un dato de carácter personal ya que identifica o hace identificable a una persona. En este sentido, la instalación de cámaras, con diversas finalidades como podría ser la seguridad, el control laboral, el acceso a zonas restringidas captando la matrícula del coche y la imagen del conductor, o incluso la monitorización de una UVI, supondría un tratamiento de datos de carácter personal y en consecuencia, se le aplicaría la normativa de protección de datos.

La grabación y difusión de imágenes captadas en actos públicos cuando las imágenes aparezcan como meramente accesorias, no precisa el consentimiento de los interesados. Por el contrario, la información gráfica sobre un suceso o acontecimiento público cuando la imagen de las personas no sea accesoria requiere el consentimiento de los interesados o de sus representantes legales. Dictámen de la AVPD

La recogida de datos de identidad de los asistentes al Pleno, salvo problemas de seguridad, no tiene encaje en las bases jurídicas del Reglamento General. Dictámen de la AVPD

De conformidad con la normativa de régimen local, las sesiones del Pleno de los Ayuntamientos son públicas, si bien podrán ser secretos el debate y votación de aquellos asuntos que puedan afectar al derecho fundamental de los ciudadanos a que se refiere el artículo 18.1 de la Constitución, cuando así se acuerde por mayoría absoluta.
En consecuencia, pueden ser objeto de grabación, y difusión a través de Internet, si bien las personas físicas objeto de grabación, tanto miembros del Pleno como público, podrán ejercitar sus derechos de supresión u oposición ante el responsable o el titular de la web (si se difunden por Internet), derecho que deberá ser atendido en el plazo de 1 mes señalado (art. 12 del RGPD)
La grabación de los plenos realizada por medios ajenos al Ayuntamiento constituye un encargo de tratamiento de datos que debe cumplir los requisitos establecidos en el RGPD y la LOPD y GDD. Dictámen de la AVPD

La Ley que regula el régimen electoral general establece que la Oficina del Censo Electoral es el órgano encargado de elaborar el censo electoral. La inscripción a este censo es obligatoria y los ayuntamientos la hacen de oficio, respecto de los residentes de su término municipal. El censo electoral se actualiza mensualmente y el nombre, los apellidos y el domicilio son datos censales que se tienen que recoger necesariamente.
Los representantes de cada candidatura electoral pueden obtener, el día de la proclamación de las candidaturas, una copia del censo electoral del distrito correspondiente. Lo pueden utilizar para enviar propaganda electoral, sólo durante el periodo de campaña. No obstante se puede ejercitar el derecho de oposición a la inclusión de datos en estas copias del censo electoral para evitar el envío de propaganda electoral por correo postal.
Durante el periodo electoral los partidos políticos pueden enviar propaganda electoral por medios electrónicos o sistemas de mensajería electrónica, siempre que identifiquen en estos envíos su naturaleza electoral y se facilite un medio gratuito para el ejercicio de vuestro derecho de oposición.
Con esta finalidad los partidos políticos pueden utilizar datos obtenidos en páginas web y otras fuentes de acceso público. En cualquier caso, la normativa vigente no permite que se elaboren perfiles que tengan en cuenta categorías especiales de datos.

Las administraciones pueden publicar anuncios en los boletines oficiales del estado, de la comunidad autónoma o de la provincia, en el tablero de edictos del Ayuntamiento del último domicilio del interesado o del consulado o sección consular de la embajada correspondiente.
Dicha publicación procede los supuestos siguientes:
- Cuando el acto tenga una pluralidad indeterminada de personas.
- Cuando la Administración considere que la notificación efectuada a uno solo interesado es insuficiente para garantizar la notificación a todos.
- Cuando se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva, de acuerdo con lo que establezca la normativa aplicable y la convocatoria.
- Cuando lo establezcan las normas reguladoras de cada procedimiento.
- Cuando lo aconsejen razones de interés público apreciadas por el órgano competente.
- Cuándo se haya intentado la notificación personal y no se haya podido practicar.
- Cuando los interesados sean desconocidos o se ignore el lugar de la notificación.
No obstante, la ley impide el uso conjunto de apellidos, nombre y número completo del documento de identificación oficial de los ciudadanos en aquellos actos administrativos que vayan a ser objeto de publicación o notificación por medio de anuncios.

El derecho al olvido se define como el derecho de solicitar que los datos personales se supriman de las búsquedas en Internet. Comprende el derecho a limitar la difusión universal e indiscriminada de datos personales en los buscadores generales cuando la información es obsoleta o ya no tiene relevancia ni interés público, aunque la publicación original sea legítima, tal y como lo establece el artículo 93 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
La información divulgada en el boletín oficial no puede eliminarse, ya que cumple con la función de comunicar información necesaria en el cumplimiento de una obligación legal, o para el cumplimiento de una misión realizada en interés público. Por lo tanto, la supresión de los datos se materializa en la desindexación de los vínculos que ofrecen en los buscadores de internet al introducir el nombre y apellidos de la persona afectada. De esta manera se dificulta el hallazgo de la información pero no se toca la fuente, es decir, no se impedirá el acceso a la información publicada en el sitio web por medio de otros criterios de búsqueda distintos del nombre.
El interesado podrá solicitar esta desindexación ante el Responsable del tratamiento como emisor de la información publicada, debiendo detallar todo lo posible su petición aportando cuantos documentos, enlaces y referencias sean necesarios.