Protección de datos de carácter personal - Obligaciones y pautas de actuación del personal municipal
El personal municipal tiene las siguientes obligaciones:
- Tratar la información cumpliendo la normativa sobre seguridad de datos.
- Guardar el necesario secreto respecto a cualquier tipo de información de carácter personal conocida en la función del trabajo desarrollado, incluso una vez concluida nuestra relación laboral con el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.
Para cumplir adecuadamente estos dos requisitos hay una serie de cuestiones que debemos tener en cuenta y existe un Decálogo de protección de datos personales (pdf) que debe tomarse como referencia.
Cuestiones que debemos tener en cuenta
- No comunicar datos a personas diferentes del titular.
- Utilizar la opción de copia oculta en el correo electrónico. Además, el personal debe adoptar mecanismos de cifrado y contraseñas para envíos de datos con información especialmente protegida (salud, ideología, religión, creencias, origen racial o étnico).(pendiente de actualización).
- No utilizar aplicaciones de mensajeria instantánea, tipo Whatsapp.
- Utilización exclusiva de hardware y software autorizado.
- Almacenar datos en la red informática a fin de facilitar la copia de seguridad y proteger ante accesos no autorizados.
- Custodia de llaves de acceso a archivadores y almacenes.
- Cerrar despachos, locales y armarios que almacenen datos.
- Almacenar soportes y documentos en papel en lugar seguro cuando éstos no sean usados y, particularmente, fuera de la jornada laboral.
- En el traslado de soportes o documentos en papel con datos de carácter personal: adoptar las medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación no autorizada, y de forma que no pueda verse su contenido.
- Traslado de dependencias: realizar con el debido orden, manteniendo la información fuera del alcance de personal no autorizado.
- No dejar documentos con datos de carácter personal en fotocopiadoras, fax o impresoras.
- Del mismo modo, en los puestos de trabajo, evitar que las pantallas de los equipos informáticos, cuando muestren datos de carácter personal, estén a la vista de personas ajenas a dichos datos.
- Mantener la confidencialidad de los datos personales en los documentos depositados en los escritorios, mostradores u otro mobiliario.
- No tirar soportes o documentos que contengan datos personales a papeleras y contenedores, de modo que pueda ser legible o fácilmente recuperable la información. A estos efectos, deberá ser destruida mediante destructoras.
- Evitar la publicación en la página web o tablones de anuncios de datos susceptibles de ser protegidos.
- Enviar datos personales en sobre cerrado.
- Supervisar las visitas a las áreas donde existe almacenamiento de datos, registrando su fecha de entrada y salida. Los visitantes sólo tendrán acceso para los propósitos especificados y autorizados. Usar controles de identificación (DNI, pegatinas o tarjetas).
- Comunicar incidencias que afecten a la seguridad de los datos de carácter personal al Responsable de Seguridad Departamental.
Recomendaciones y protocolos
- Recomendación para preservar la privacidad en el envío de correo electrónico.
- Identificación de los interesados en las notificaciones por medio de anuncios y publicaciones de actos administrativos.
- Funciones y obligaciones de las unidades de organización.
- Decreto de designación del Delegado de Protección de datos del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz - 2023
Resolución de dudas y consultas:
- Secretaría Técnica.
- Responsables de seguridad de cada Departamento (información para el personal municipal).
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