Protección de datos de carácter personal - Obligaciones y pautas de actuación del personal municipal

El personal municipal tiene las siguientes obligaciones:

  • Tratar la información cumpliendo la normativa sobre seguridad de datos.
  • Guardar el necesario secreto respecto a cualquier tipo de información de carácter personal conocida en la función del trabajo desarrollado, incluso una vez concluida nuestra relación laboral con el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.

Para cumplir adecuadamente estos dos requisitos hay una serie de cuestiones que debemos tener en cuenta y existe un Decálogo de protección de datos personales (pdf) que debe tomarse como referencia.

Cuestiones que debemos tener en cuenta

  • No comunicar datos a personas diferentes del titular.
  • Utilizar la opción de copia oculta en el correo electrónico. Además, el personal debe adoptar mecanismos de cifrado y contraseñas para envíos de datos con información especialmente protegida (salud, ideología, religión, creencias, origen racial o étnico).(pendiente de actualización).
  • No utilizar aplicaciones de mensajeria instantánea, tipo Whatsapp.
  • Utilización exclusiva de hardware y software autorizado.
  • Almacenar datos en la red informática a fin de facilitar la copia de seguridad y proteger ante accesos no autorizados.
  • Custodia de llaves de acceso a archivadores y almacenes.
  • Cerrar despachos, locales y armarios que almacenen datos.
  • Almacenar soportes y documentos en papel en lugar seguro cuando éstos no sean usados y, particularmente, fuera de la jornada laboral.
  • En el traslado de soportes o documentos en papel con datos de carácter personal: adoptar las medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación no autorizada, y de forma que no pueda verse su contenido.
  • Traslado de dependencias: realizar con el debido orden, manteniendo la información fuera del alcance de personal no autorizado.
  • No dejar documentos con datos de carácter personal en fotocopiadoras, fax o impresoras.
  • Del mismo modo, en los puestos de trabajo, evitar que las pantallas de los equipos informáticos, cuando muestren datos de carácter personal, estén a la vista de personas ajenas a dichos datos.
  • Mantener la confidencialidad de los datos personales en los documentos depositados en los escritorios, mostradores u otro mobiliario.
  • No tirar soportes o documentos que contengan datos personales a papeleras y contenedores, de modo que pueda ser legible o fácilmente recuperable la información. A estos efectos, deberá ser destruida mediante destructoras.
  • Evitar la publicación en la página web o tablones de anuncios de datos susceptibles de ser protegidos.
  • Enviar datos personales en sobre cerrado.
  • Supervisar las visitas a las áreas donde existe almacenamiento de datos, registrando su fecha de entrada y salida. Los visitantes sólo tendrán acceso para los propósitos especificados y autorizados. Usar controles de identificación (DNI, pegatinas o tarjetas).
  • Comunicar incidencias que afecten a la seguridad de los datos de carácter personal al Responsable de Seguridad Departamental.

Recomendaciones y protocolos

Resolución de dudas y consultas:

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